|
ส่วนที่ 1 |
|
การเก็บรักษา |
|
|
|
|
ข้อ 52 |
การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ |
| |
ข้อ 53 |
การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง |
|
|
โดยให้กำหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน |
|
|
|
|
ข้อ 54 |
การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วและไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก |
|
|
ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่องปฏิบัติดังนี้ |
|
54.1 |
จัดทำบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ ๑๙ท้ายระเบียบอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับสำหรับเจ้าของเรื่อง |
|
|
และหน่วยเก็บเก็บไว้อย่างละฉบับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ |
|
54.1.1 |
ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ |
|
54.1.2 |
ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ |
|
54.1.3 |
ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ |
|
54.1.4 |
เรื่องให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ |
|
54.1.5 |
อายุการเก็บหนังสือให้ลงวันเดือนปีที่จะเก็บถึงในกรณี ให้เก็บไว้ตลอดไป ให้ลงคำว่า ห้ามทำลาย |
|
54.1.6 |
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด(ถ้ามี) |
|
54.2 |
ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่งเก็บ |
|
|
ไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้น ๆ กำหนด |
|
|
|
|
ข้อ 55 |
เมื่อได้รับเรื่องจากเจ้าของเรื่องตามข้อ ๕๔ แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือปฏิบัติดังนี้ |
|
55.1 |
ประทับตรากำหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๗๓ ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือฉบับนั้น |
|
|
และลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา |
|
55.1.1 |
หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราคำว่า ห้ามทำลาย ด้วยหมึกสีแดง |
|
55.1.2 |
หนังสือที่เก็บโดยมีกำหนดเวลา ให้ประทับตราคำว่า เก็บถึง พ.ศ. ... |
|
|
ด้วยหมึกสีน้ำเงิน และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง |
|
55.2 |
ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐานตามแบบที่ 20 ท้ายระเบียบโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ |
|
55.2.1 |
ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ |
|
55.2.2 |
วันเก็บ ให้ลงวันเดือนปีที่นำหนังสือนั้นเข้าทะเบียนเก็บ |
|
55.2.3 |
เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ |
|
55.2.4 |
ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ |
|
55.2.5 |
เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปย่อ |
|
55.2.6 |
รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ |
|
55.2.7 |
กำหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามที่กำหนดในตรากำหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๕๕.๑ |
|
55.2.8 |
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) |
|
|
|
|
ข้อ 56 |
การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว |
|
|
แต่จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตามข้อ ๕๔ |
|
|
ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้เมื่อหม ความจำเป็นที่จะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว |
|
|
ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ๕๔และข้อ ๕๕ โดยอนุโลม |
|
|
|
|
ข้อ 57 |
อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้ |
|
57.1 |
หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฏหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ |
|
57.2 |
หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือ |
|
|
หนังสืออื่นใดที่ได้มีกฏหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว |
|
|
การเก็บให้เป็นไปตามกฏหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น |
|
57.3 |
หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสร์ ขนบธรรมเนียมจารีต ประเพณี สถิติ หลักฐาน |
|
|
หรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน |
|
|
ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการตลอดไปหรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กำหนด |
|
57.4 |
หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี |
|
57.5 |
หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ |
|
|
เมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี ในกรณีหนังสือที่เกี่ยวกับการเงิน |
|
|
ซึ่งมิใช่เป็นเอกสารสิทธิ หากเห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี |
|
|
ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอทำลายได้ |
|
|
|
|
ข้อ 58 |
ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราขการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ปี |
|
|
นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้น ที่เก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี |
|
|
ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคมของปีถัดไป เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้ |
|
58.1 |
หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฏหมายหรือ ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ |
|
58.2 |
หนังสือที่มีกฏหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไป กำหนดไว้เป็นอย่างอื่น |
|
58.3 |
หนังสือที่ส่วนราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้น ให้จัดทำบัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปี |
|
|
ที่ขอเก็บเองส่งมอบให้กองจดหมายแห่งชาติ กรมศิลปกร |
|
|
|
|
ข้อ 59 |
บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี และบัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปี |
|
|
ที่ขอเก็บเองอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการ ผู้มอบและกองจดหมายเหตุแห่งชาติ |
|
|
กรมศิลปากร ผู้รับมอบยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ |
|
59.1 |
บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๑ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ |
|
59.1.1 |
ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำบัญชี |
|
59.1.2 |
กระทรวง ทบวง กรมกอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี |
|
59.1.3 |
วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จัดทำบีญชี |
|
59.1.4 |
แผนที่ ให้ลงเลขลำดับขอบแผ่นบัญชี |
|
59.1.5 |
ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนีงสือที่ส่งมอบ |
|
59.1.6 |
รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บ |
|
59.1.7 |
ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ |
|
59.1.8 |
ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ |
|
59.1.9 |
เลขทะเบียบรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ |
|
59.1.10 |
เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ |
|
59.1.11 |
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) |
|
59.1.12 |
ลงชื่อผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือชื่อแบะวงเล็บชื่อ และนามสกุลด้วยตัวบรรจง พร้อมลงตำแหน่งของผู้มอบ |
|
59.1.13 |
ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้รับมอบ |
|
59.2 |
บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปี ที่ขอเก็บเอง ให้จัดตามแบบที่ 22 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ |
|
59.2.1 |
ชื่อบัญชีหนังสือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเองประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำบัญชี |
|
59.2.2 |
กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี |
|
59.2.3 |
วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จัดทำบัญชี |
|
59.2.4 |
แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี |
|
59.2.5 |
ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก็บเอง |
|
59.2.6 |
รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ |
|
59.2.7 |
ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ |
|
59.2.8 |
ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ |
|
59.2.9 |
เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ |
|
59.2.10 |
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) |
|
|
|
|
ข้อ 60 |
หนังสือที่ยังไม่ถึงกำหนดทำลาย ซึ่งส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสำคัญ |
|
|
และประสงค์จะฝากให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร เก็บไว้ ให้ปฏิบัติดังนี้ |
|
60.1 |
จัดทำบัญชีฝากหนังสือตามแบบที่ ๒๓ ท้ายระเบียบอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ |
|
60.1.1 |
ชื่อบัญชีฝากหนังสือ ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราช ที่จัดทำบัญชี |
|
60.1.2 |
กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี |
|
60.1.3 |
วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จัดทำบัญชี |
|
60.1.4 |
แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี |
|
60.1.5 |
ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือ |
|
60.1.6 |
รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ |
|
60.1.7 |
ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ |
|
60.1.8 |
ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนีงสือแต่ละฉบับ |
|
60.1.9 |
เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ |
|
60.1.10 |
เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนีงสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ |
|
60.1.11 |
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) |
|
60.1.12 |
ลงชื่อผู้ฝาก ให้ผู้ฝากลงลายมือและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้ง |
|
|
ลงตำแหน่งของผู้ฝาก |
|
60.1.13 |
ลงชื่อผู้รับฝาก ให้ผู้รับฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้ง |
|
|
ลงตำแหน่งของผู้รับฝาก |
|
60.2 |
ส่งต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือที่จะฝากให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร |
|
60.3 |
เมื่อกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแล้วให้ลงนามในบัญชีฝากหนังสือ |
|
|
แล้วคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐาน |
|
|
หนังสือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรให้ถือว่าเป็นหนังสือของส่วนราชการ |
|
|
ผู้ฝากหากส่วนราชการ ผู้ฝากต้องการใช้หนังสือหรือขอคืนให้ทำได้โดยจัดทำหลักฐานต่อกันไว้ให้ชัดแจ้ง |
|
|
เมื่อถึงกำหนดการทำลายแล้ว ให้ส่วนราชการผู้ฝากดำเนินการตามข้อ ๖๖ |
|
ข้อ 61 |
การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส |
|
|
หากชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิมหากสูญหายต้องหาสำเนามาแทนถ้าชำรุดเสียหาย |
|
|
จนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้หมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วย |
|
|
ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฏหมายหรือหนังสือสำคัญที่เป็นการแสดงเอกสารสิทธิ |
|
|
ก์ให้ดำเนินการแจ้งความต่อพนักงานสอบสวน |
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
.gif){kind=small}
ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือและให้พิมพ์ชื่อเต็ม ของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ